Vedení chce výsledky, tým hlásí přetížení. Ať uděláte cokoli, jedna strana bude nespokojená. Právě tahle pozice patří mezi nejčastější důvody manažerského vyčerpání.
Tlak z obou stran je nejtěžší část manažerské práce
Jednou z nejtěžších rolí manažera je být prostředníkem mezi vedením firmy a vlastním tý-mem. Vedení očekává vyšší výkon, rychlejší výsledky a plnění cílů, zatímco zaměstnanci často upozorňují na přetížení, nedostatek času nebo příliš mnoho úkolů. Manažer pak získává pocit, že nemůže vyhovět ani jedné straně. Pokud tlačí na tým, ztrácí jeho důvěru. Pokud hájí pouze zaměstnance, dostává se pod tlak vedení. Právě tato situace patří mezi nejčastější důvody manažerského vyčerpání.
Manažer není přeposílač úkolů
Velkou chybou je myslet si, že manažer musí automaticky přenášet každý požadavek vedení na svůj tým. Jeho úkolem není být pouhým přeposílačem úkolů, ale člověkem, který informace vyhodnocuje, stanovuje priority a hledá nejlepší řešení. Ne každý požadavek je stejně důležitý a ne všechno musí být hotové okamžitě. Schopnost určovat priority patří mezi nejcennější manažerské dovednosti. Dobrý manažer chrání svůj tým před zbytečným chaosem, ale zároveň chrání vedení před zbytečnými výmluvami.
Dobrý manažer chrání svůj tým před zbytečným chaosem, ale zároveň chrání vedení před zbytečnými výmluvami.
Nestačí říct, že lidé nestíhají
Stejně důležité je otevřeně komunikovat oběma směry. Pokud je tým skutečně přetížený, měl by manažer vedení doložit fakta, ukázat kapacity a navrhnout realistické varianty řešení. Ne-stačí říct, že lidé nestíhají. Je potřeba ukázat proč, co je příčinou a jaké budou důsledky, pokud se priority nezmění. Stejnou otevřenost si zaslouží i tým. Zaměstnanci potřebují rozumět to-mu, proč jsou některé úkoly důležité a jak souvisejí s cíli celé firmy.
Když se z výjimky stane standard
Manažer nesmí dopustit, aby se z přetížení stal běžný pracovní standard. Krátkodobé zvýšené nasazení zvládne téměř každý tým. Pokud se však z mimořádné situace stane každodenní rea-lita, začne klesat kvalita práce, motivace i ochota lidí přicházet s novými nápady. Dlouhodobé přetížení totiž nevede k vyšším výkonům, ale k vyšší chybovosti, únavě a odchodům zkušených zaměstnanců. Odpovědností manažera je proto hledat rovnováhu mezi ambiciózními cíli a dlouhodobě udržitelným výkonem.
MIMOŘÁDNÉ NASAZENÍ → BĚŽNÝ STANDARD
Krátkodobé zvýšené nasazení zvládne téměř každý tým. Jakmile se z něj stane každodenní realita, klesá kvalita, motivace i ochota přicházet s nápady.
Leadership vzniká na spojení, ne mezi tábory
Nejúspěšnější manažeři nejsou ti, kteří bez odporu plní všechny požadavky shora ani ti, kteří vždy stojí pouze na straně svého týmu. Jejich úkolem je spojovat zájmy obou stran a hledat ře-šení, která dávají smysl celé organizaci. Někdy musí vedení přesvědčit, že je potřeba změnit priority. Jindy musí týmu pomoci lépe organizovat práci a odstranit činnosti, které nepřinášejí hodnotu. Skutečný leadership totiž nevzniká mezi dvěma tábory, ale právě na jejich spojení.
Skutečně úspěšný manažer není ten, který všechno zvládne sám. Je to člověk, který vybuduje tým schopný řešit většinu situací i bez něj.
Pět signálů, že to neděláte dobře
Prozradí to pět signálů, které vám nikdo neřekne.
- Každý nový úkol je označen jako nejvyšší priorita.
Pokud je všechno důležité, není důležité nic. Tým postupně přestává prioritám věřit. - Zaměstnanci přestávají navrhovat zlepšení.
Mají pocit, že stejně nemají prostor něco změnit, protože jsou neustále pod tlakem. - Vedení i tým jsou s vámi nespokojení.
Každá strana má pocit, že stojíte na straně té druhé. - Neustále řešíte přesčasy a krizové situace.
Mimořádné nasazení se stalo běžným způsobem práce. - Nejlepší lidé začínají odcházet nebo ztrácejí energii.
Dlouhodobé přetížení nejvíce dopadá právě na ty nejvýkonnější zaměstnance.
Pět kroků, které pomohou hned
Pomůže pět kroků, které přinášejí rychlé zlepšení.
- Každý týden společně s týmem určete tři nejdůležitější priority.
Všechno ostatní má nižší prioritu nebo se přesouvá na později. - Začněte měřit vytížení týmu.
Jednoduchý přehled rozpracovaných úkolů vám poskytne argumenty pro jednání s vedením místo pouhých dojmů. - Naučte se navrhovat alternativy místo odmítání.
Místo věty „to nejde“ nabídněte variantu: „Zvládneme to, pokud přesuneme tento projekt nebo posílíme kapacitu.“ - Odstraňte jednu zbytečnou činnost každý měsíc.
Zkraťte porady, zjednodušte schvalování nebo zrušte report, který nikdo nevyužívá. Malé změ-ny často uvolní více času, než se zdá. - Pravidelně mluvte s týmem o kapacitách, ne až ve chvíli, kdy je pozdě.
Krátký týdenní rozhovor o vytížení pomůže zachytit problémy dříve, než přerostou v krizi. Lidé uvidí, že jejich manažer nejen požaduje výsledky, ale také aktivně vytváří podmínky pro to, aby jich mohli dosahovat dlouhodobě a bez zbytečného vyčerpání.
Než příště budete mezi dvěma tlaky, odpovězte si
- Vím přesně, které úkoly jsou skutečně prioritní a které mohou počkat?
- Komunikuji s vedením fakta, nebo jen přenáším požadavky bez diskuse?
- Ví můj tým, proč jsou některé úkoly důležité pro fungování celé firmy?
- Řeším příčiny přetížení, nebo pouze hasím každodenní problémy?
- Dokážu říci „ne“ nebo navrhnout jinou variantu, když je požadavek nereálný?
